文/温国兵

写在前面

时间管理方法比较多,比如计划管理、时间“四象限”法、时间abc分类法、GTD、番茄学习/工作法、角色管理法(七哥@淘宝鬼脚七)等等。半小时时间管理法的原理不是自己原创,原理来源于番茄学习/工作法和GTD。自己在番茄学习/工作法和GTD的基础上做了一些改变,做成适合自己的时间管理方法。

在描述我的半小时时间管理法上,我们先来看看什么是番茄学习/工作法和GTD。

关于番茄学习/工作法

什么叫番茄工作法呢?因为发明人用的计时器长得像番茄,原本用在厨房做饭。
(1)选择一个待完成的任务   
(2)将番茄时间设为25分钟   
(3)专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个x短暂休息一下(5分钟就行)   
(4)每4个番茄时段多休息一会儿

原则性
1)一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。   
2) 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。   
3)永远不要在非工作时间内使用《番茄工作法》。(例如:用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼,等等。)   
4)不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。   
5)番茄的数量不可能决定任务最终的成败。   
6)必须有一份适合自己的作息时间表。

番茄工作法的目的
1、减轻时间焦虑   
2、提升集中力和注意力,减少中断   
3、增强决策意识   
4、唤醒激励和持久激励   
5、巩固达成目标的决心   
6、完善预估流程,精确地保质保量   
7、改进工作学习流程   
8、强化决断力,快刀斩乱麻

番茄工作法的做法
1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里(或记在软件的清单里)   
2、设定你的番茄钟(定时器、软件、闹钟等),时间是25分钟。   
3、开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒(25分钟到)。   
4、停止工作,并在列表里该项任务后画个X。   
5、休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。   
6、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉。   
7、每四个番茄钟后,休息25分钟。   
在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——   
a.非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;   
b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。

关于GTD

什么是GTD呢?GTD是英文Getting Things Done的缩写,是一种行为管理的方法,也是David Allen写的一本书的书名。
GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

GTD的核心原则如下:

搜集
把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA,或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里,准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

处理
处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程:
从最上面开始。
一次处理一项。
不把任何东西放回收件箱。
如果任何一项需要做:
做(如果花的时间少于两分钟)
委托别人完成,或者
把它延期。
否则
把它存档以便查询,
把它扔掉,或者
使它成熟以便下一步的处理
两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

组织
Allen描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:

下一步行动(Next actions) - 对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如,如果事项为“写项目报告”,下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”,或者“给Jim打电话问报告的要求”,或者类似的事情。虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.

专案(Projects) - 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“专案”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个专案都有一个下一步的行动进行下去。

等待(Waiting for) - 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件,就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

将来/可能(Someday/Maybe) - 这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。例如:“学习中文”,或者“进行一个潜水假期”.
对于跟踪你的预约和委托,一个日历也是重要的;另外,Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上:必须在某个特定的期限之前完成的事情,或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。
GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统,那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸,如果你需要用来记录参考信息,如果不属于你已经有的一个目录,也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统,这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。
Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”,这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done withGmail” [1]白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念,但是是在在线的电子邮件系统中实施。

检查
如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最重要的事情,然后做。如果你倾向于拖延,你可能会老是做最容易的事情,避免那些难的。为了解决这个问题,你可以一个接一个地做列表上的事情,按照它们的顺序,就象你处理你的收件箱一样。
至少以星期为周期,GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项,确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统,而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。


如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是不好用的!David Allen的观点是,如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

半小时管理法

有两样东西对每个人都是公平的,第一,死亡,我们每个人都有叶落归根的一天;第二,时间,我们每个人每天都只有24小时。不会因为你是谁而永存于世,也不会因为你是谁每天24小时的时间变成25小时。我们无法增加生命的长度,但可以延长生命的宽度。每天的24小时,有些人可以当做48小时用,有的人却只能当做12小时使用。问题在哪儿?第一是忽视时间管理,第二是效率不高。本文分享的半小时管理法,是笔者坚持了近三年的方法,不说取得的成就有多大,至少每天都没有荒废。

半小时管理法,也就是列出当天需要完成的任务,以半小时为一个单位,逐一突破,半小时过后休息3-5分钟。下面详细阐述:为什么是半小时呢?因为据科学研究表明,一个成年人集中注意力大概在半小时左右,所以,在注意力集中的情况下做事情是效率最高的。我觉得太详细、太科学、太严谨的时间管理方法实施起来不易,这样也束缚了自己。我理解的时间管理是在付出最小化而收益最大化,所以时间管理的方法不一定要太复杂,适合自己、提高效率一切都OK。我们每天都有很多事情要做,这样就可以把这些待做的事情列出,当然,这些事情都有优先级,哪些重要,哪些紧急,重要或者紧急的可以列在前面,次要或不紧急的可以列在后面。在上午、下午、晚上分别列出各个时间段需要完成的事情。以上午为例,我要看某本书多少页、写完一篇文章等等,看某本书多少页重要紧急,我可以先做这件事,先用时间专家设定一个时间点,然后开始看书,半小时到了,站起来扭扭脖子扭扭腰,看看远方,休息3-5分钟,如果在半小时内完成了这件任务,我用绿色标识,表示已经完成,如果未完成,待休息完后继续完成这个任务。当然,如果两件事情的优先级相同,下一个半小时可以做其他事情,因为交替完成不同的任务给人新鲜感,效率会更高些。做其他事情需要考虑事情的优先级,如果第一个任务的优先级明显高于第二个,那么第二个半小时最好继续完成第一个任务。依次类推,直到上午结束。上午结束的时候,对所有任务做一个评估,如果该任务已完成,标识绿色,如果未完成,标识红色,然后反省下是什么原因导致某任务未完成,完成的任务质量如何等等,等到下一个半小时,吸取教训,不要因为相同的原因导致该任务未完成。按照这样的方法,可以很好的做到高效率完成任务且很好地得到休息。

Share my time management method

好了,这就是我的半小时管理法。下面说明使用此方法需要注意的地方

1.每天要完成的任务不可列太多,需要对待完成的任务列表做一个评估,贪多嚼不烂;
2.在高效率时间段做复杂的事情,在低效率时间段做简单的事情(高效率和低效率的时间段因人而异,自行发觉);
3.在完成任务时切忌离开网络,隔绝音乐;
4.一心不可二用,某个时间段只做一件事,专心致志,心无旁骛,虽然多线程看起来比单线程快,但很多时候单线程的效率和质量是高于多线程的;
5.任务列表切记可理解、可量化、可实施,不要用模棱两可的词;
6.对于每天都要做的事情,可以事先写好在某一个时间段里;
7.到了休息时间一定要休息,做到劳逸结合。

后记

时间管理方法适合自己才是最重要的。我们没有必要给未来设定计划,因为未来变化莫测,本身就是不可计划的。我们应该就近,在短时间内给一个安排就行。和复杂的方法相比,我更喜欢简单、束缚小的方法,谁叫我是射手座。对时间的管理其实就是最生命的管理,对时间的把握可以反映你对生命的态度。本文分享的半小时管理法,希望对大家有所帮助。

资料下载

半小时管理法模板下载,里面的内容可以自行调整。下载地址:download
时间管理软件(时间专家,非常本土化的软件)。下载地址:download

拓展阅读

程序员的奋斗史(三)谈时间:Robin's Blog

参考资料

  • 豆瓣,番茄学习法 Douban

  • 维基百科,GTD wikipedia

  • 百度百科,时间管理 baike

  • 智库百科,时间管理 mbalib

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原文地址:程序员的奋斗史(二十九)分享我的时间管理-半小时管理法

题图来自:mindmapart

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